Inici de la Tramitació del contracte basat a l’Acord Marc 1/2025
Què fer abans de començar la tramitació d’un nou contracte (subministrament de material)?
La primera passa és llegir les instruccions per als centres educatius que està disponible a l’article “Instruccions per als centres educatius relatives a la tramitació dels contractes basats en l’Acord Marc 1/2025” a la secció de l’Acord Marc 1/2025
Puc enviar la documentació de més d’un contracte amb un únic formulari?
No, és necessari iniciar un tràmit diferent per a cada contracte basat que vulgui formalitzar.
Quina documentació he de preparar per a cada contracte?
Per a cada contracte el centre ha de preparar la següent documentació:
- el full de comanda,
- una memòria justificativa sobre la necessitat de formalitzar el contracte,
- un certificat acreditatiu de la disponibilitat dels fons necessaris i
- una resolució d’adjudicació del contracte, una vegada obtingut el vistiplau de la Conselleria.
El full de comanda es genera amb el full de càlcul que es pot descarregar a l’article “Fulls de càlcul per realitzar els pressuposts i generar el full de comanda en un contracte basat en l’Acord Marc AM 1/2025” a l’apartat de l’acord marc 1/2025.
Els altres tres documents s’han de fer d’acord als mòdels que es poden descarregar a l’article “Models de documents necessaris per formalitzar un contracte basat en l’Acord Marc AM 1/2025” a l’apartat de l’acord marc 1/2025.
Quina documentació he d’adjuntar al formulari d’inici de tramitació?
Per demanar el vistiplau a la Conselleria ha d’adjuntar obligatòriament el full de comanda i, opcionalment encara que aconsellable, la memòria justificativa i el certificat de disponibilitat de fons.
Què és el FULL DE COMANDA?
El FULL DE COMANDA és el 3r full del full de càlcul.
El FULL DE COMANDA es genera automàticament i no es pot emplenar a mà.
El full de càlcul conté 3 fulls:
- INSTRUCCIONS (només lectura),
- PRESSUPOSTS (on s’introdueixen les dades) i
- FULL DE COMANDA (es genera automàticament).
On introdueixo les dades de la comanda?
Només es pot escriure en el full de PRESSUPOSTS on s’ha d’especificar la configuració de l’equipament que es vol adquirir i el nombre d’unitats.
El full d’INSTRUCCIONS és només de lectura i el FULL DE COMANDA es genera automàticament a partir de la informació introduïda en el full PRESSUPOSTS.
Com puc exportar el FULL de COMANDA a PDF i signar-ho?
Un cop emplenat el full PRESSUPOSTS, s’ha d’accedir al FULL DE COMANDA i exportar-lo a PDF amb l’opció <Fitxer>-<Exportar a PDF>.
Exemple de Full de Comanda que s’ha de generar en PDF:
Després, s’ha d’imprimir, signar i posar el segell del centre. Per acabar, s’ha d’adjuntar, digitalitzat (escanejat), al «Formulari d’inici de la tramitació d’un contracte basat en l’Acord Marc 1/2025».
Com envio l’inici de la tramitació al Servei SEDI?
S’ha d’emplenar el formulari que apareix a l’article «Formulari d’inici de la tramitació d’un contracte basat en l’Acord Marc 1/2025» que hi ha a la secció de l’Acord Marc 1/2025. Normalment s’adjuntaran 3 fitxers en format PDF: Full de comanda, Certificat de disponibilitat de fons i memòria justificativa. Tots tres fitxers per separat,
Uns minuts més tard, us arribarà un correu amb l’assumpte (títol) que comença per “[RT #XXXXX] [ACORD MARC]” on les XXXXX són nombres i serà el número d’expedient del contracte, que s’ha de tenir en compte en les futures comunicacions i al formulari final de la tramitació.
Tramitació del contracte basat a l’Acord Marc
He enviat el formulari d’inici de la tramitació, i ara què?
Rebré un correu amb les dades del formulari, si ho he seleccionat al formulari.
Rebré un correu amb el número d’identificació de l’expedient. “[RT #XXXXX]”.
Si hi ha qualque errada al formulari o la documentació adjunta us arribarà un correu, amb les errades i les correccions necessàries.
Quin és el número d’expedient? Quin és el número d’RT?
Totes les comunicacions després d’enviar el formulari d’inici de la tramitació comencen amb:
“[RT #XXXXX] [ACORD MARC]”
On les XXXXX són nombres i serà el número d’expedient del contracte (o número d’RT), que s’ha de tenir en compte en les futures comunicacions i al formulari final de la tramitació.
He rebut un correu que diu DENEGAT…, que faig?
La documentació entregada al formulari inicial tenia qualque errada o es necessita qualque clarificació.
El correu dirà:
«Denegat per la següent raó»
…….
Correccions mínimes:
…….
Nota Important: Simplement, heu de respondre aquest correu
……
S’ha de respondre el correu solucionant les errades (normalment adjuntant un nou PDF corregit) o clarificant la comanda.
He d’emplenar un altre formulari una vegada fetes les correccions?
No, s’ha de contestar el correu adjuntant la documentació corregida.
És important no canviar l’assumpte (títol) del correu.
Com és el vistiplau?
És un correu electrònic on es diu que es pot contactar amb l’empresa adjudicatària, s’indica que s’han d’adjuntar el Full de Comanda i la resolució d’adjudicació i a més, si és el cas, s’envien les contrasenyes dels equips a subministrar.
El correu dirà:
Bon dia,
CORRECTE.
Podeu continuar amb la tramitació del contracte de …………………….. ………………….. (lot – 0) enviant a l’empresa adjudicatària el full de comanda signat i segellat i una còpia signada de la resolució d’adjudicació. L’enviament s’ha de fer per correu electrònic a l’adreça electrònica que figura en el full de comanda.
Guardau també el número d’RT de la tramitació (en aquest cas 000000) ja que se vos demanarà per tancar l’expedient.
……..
Que faig una vegada aconseguit el vistiplau de conselleria?
Un cop obtingui el vistiplau ha d’enviar un correu electrònic a l’empresa adjudicatària corresponent, adjuntant el full de comanda i la resolució d’adjudicació del contracte.
Facturació i forma de pagament
L’empresa adjudicatària de la comanda, un cop lliurat l’equipament sol·licitat, presentarà la factura directament al centre?
No, l’empresa facturarà per mitjà de la plataforma de Factura electrònica (FACE). La factura arribarà al centre via ECOIB i a Gestió Econòmica de Llull a partir de l’1 de gener del 2026.
Quants dies tarda a arribar la factura a l’ECOIB/Gestió Econòmica de Llull?
La factura electrònica es pot torbar de dues setmanes a tres mesos en arribar a ECOIB/Gestió Econòmica de Llull.
En primer lloc, des de la plataforma FACE arriba a la CAIB; i des de la CAIB fem càrregues a ECOIB/Gestió Econòmica de Llull des de la darrera càrrega fins a la data actual.
Una factura electrònica es desa a un servidor de la CAIB, i es traspassa a ECOIB en format XML.
Què faig si no m’arriba la factura a ECOIB/Gestió Econòmica de Llull?
Contactar amb l’empresa adjudicatària per determinar l’errada i coordinar la facturació.
Acabament de la tramitació del contracte de subministrament
Quin tràmit faig per acabar l’expedient de subministrament?
S’ha d’emplenar el formulari que apareix a l’article “Recepció i pagament d’un contracte basat en l’Acord Marc 1/2025” que hi ha a la secció de l’Acord Marc 1/2025.
En aquest tràmit farà falta el número d’identificació del contracte ( [RT #XXXXX] on les X són números ). Aquests són els cinc números que hi ha darrere de les lletres RT a totes les comunicacions realitzades després d’enviar el formulari d’inici de tramitació.
No trobo el número d’expedient o l’RT [RT #00000], on està?
El número d’expedient o RT us arriba per primera vegada just després de trametre el formulari d’inici de tramitació.
Posteriorment, totes les comunicacions amb conselleria d’aquest expedient via correu electrònic duen el número d’RT a l’assumpte del correu. S’ha de dir que la safata de Gmail en format converses amaga el número d’RT.
Diferents camins:
1) Correu d’assignació d’RT
O sigui el dia quan el centre va enviar la sol·licitud inicial de tramitació de l’expedient, se li va assignar un número d’expedient i s’envia al centre minuts després de fer la sol·licitud inicial.
S’envia al correu de contacte educaib.eu que es va posar al formulari inicial.
El correu prové de l’adreça cau.educacio@fundaciobit.org
El correu comença per:
El seu cas ha estat rebut i registrat com a: [RT #00000] [ACORD MARC] IES Sa Prova- Tramitació Acord Marc 1/2025 – Lot 2 – Chromebook tàctil.
On:
00000 seran números diferents, que seran els de l’expedient.
IES Sa Prova serà el nom del vostre centre
Lot 3 – Chromebook tàctil serà el vostre lot de la comanda
2) Safata de Google sense visualització de conversa
Heu de canviar la visualització de la safata d’entrada del correu educaib.eu que heu utilitzat per a gestionar l’expedient.
Quan esteu al vostre correu educaib.eu (normalment nomDeCentre@educaib.eu), heu de cercar la roda d’engranatge que hi ha a la part superior dreta (Configuració):
Després a la configuració ràpida, l’última opció és “visualització de conversa” i s’ha de desseleccionar:
Finalment la safata d’entrada us queda:
i podeu veure que el número d’expedient o RT està al començament de totes les comunicacions. Cada comanda o expedient que heu gestionat té un número diferent.
Si teniu diversos expedients en marxa, us apareixeran diferents números d’RT.
3) Correu de vistiplau
Finalment, vàreu rebre un correu de vistiplau, on es donava el vistiplau i podíeu contactar amb l’empresa i fer la comanda.
Aquest correu diu:
Bon dia,
CORRECTE.
Podeu continuar amb la tramitació del contracte de …………………….. ………………………… (lot – 0) enviant a l’empresa adjudicatària el full de comanda signat i segellat i una còpia signada de la resolució d’adjudicació. L’enviament s’ha de fer per correu electrònic a l’adreça electrònica que figura en el full de comanda.
Guardau també el número d’RT de la tramitació (en aquest cas 00000) ja que se vos demanarà per tancar l’expedient.
……..